PVS ohne KOB-Zertifikat: Welche Ausnahmen gelten und was bis zum 30. September 2026 zu tun ist

Seit dem 1. Januar 2026 setzt § 372 SGB V für die Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung grundsätzlich ein System voraus, das das Konformitätsbewertungsverfahren der gematik bestanden hat. Die KBV-Richtlinie ermöglicht jedoch eng begrenzte Ausnahmen, die die zuständige KV im Einzelfall prüft. Für einen bereits eingeleiteten Wechsel muss spätestens neun Monate nach Beginn der Pflicht, also bis zum 30. September 2026, ein konformes System genutzt werden. Dieser Beitrag ordnet ein, welche Nachweise und weiteren Ausnahmefälle gelten.

Was ist die KOB-Pflicht nach § 372 SGB V?

Nach § 372 SGB V dürfen Vertragsärzte Leistungen grundsätzlich nur mit einem informationstechnischen System abrechnen, das das Konformitätsbewertungsverfahren bestanden hat. Ob das eigene System bestätigt ist, lässt sich in der laufend aktualisierten KOB-Positivliste der gematik prüfen. Ein nicht gelistetes System führt nicht automatisch in jedem Fall zum sofortigen Abrechnungsausschluss: Die KBV-Richtlinie regelt begrenzte Ausnahmen, über die die zuständige KV anhand der eingereichten Nachweise entscheidet.

Welche Übergangs- und Ausnahmefälle gelten?

Ist der Wechsel bereits eingeleitet, muss das konforme System spätestens neun Monate nach Beginn der verbindlichen Anforderung genutzt werden. Gegenüber der KV sind der Wechselgrund und geeignete Nachweise anzugeben; dazu gehören ein Vertrag oder ein aktuelles Angebot für das neue System. Diese Ausnahme gilt nicht automatisch, sondern erst nach Prüfung durch die KV.

Eine weitere Ausnahme kann greifen, wenn der Hersteller durch technische, organisatorische oder andere, nicht von der Praxis verursachte Hindernisse an der rechtzeitigen Bestätigung gehindert ist, dies dem Kompetenzzentrum gemeldet hat und eine erfolgreiche Bewertung in absehbarer Zeit erwartet wird. Der Hersteller muss das gegenüber der Praxis nachweisen. Innerhalb von neun Monaten muss dann entweder der Wechsel eingeleitet oder das bisherige System erfolgreich bewertet worden sein.

Bei einer geplanten Aufgabe der Zulassung innerhalb von 18 Monaten oder einem bevorstehenden Ruhen der Zulassung, etwa wegen Erkrankung, Mutterschutz oder Elternzeit, sieht die Richtlinie weitere Ausnahmefälle mit verbindlicher Erklärung vor. Das ist keine pauschale Verlängerung für jede Praxis.

Soweit es um KOB-Verfahren im Rahmen der elektronischen Patientenakte geht, greift das Abrechnungsverbot außerdem nicht bei Leistungserbringern ohne direkten Patientenkontakt in den von der Richtlinie genannten Fachgebieten, darunter Laboratoriumsmedizin, Pathologie, Neuropathologie sowie Mikrobiologie und Infektionsepidemiologie. Das gilt ebenso für Systeme, die nicht auf einen Arzt-Patienten-Kontakt ausgerichtet sind. Es handelt sich nicht um eine pauschale Ausnahme für jedes Labor- oder Pathologiesystem. Maßgeblich bleibt die Entscheidung der eigenen KV.

Wen trifft die KOB-Pflicht und wie finden Sie es heraus?

Entscheidend ist nicht die Größe oder das Alter des Systems, sondern sein aktueller KOB-Status und die konkrete Nutzung in der Praxis. Prüfen Sie die Positivliste der gematik, holen Sie eine schriftliche Auskunft des Herstellers ein und klären Sie mit Ihrer KV, ob in Ihrem Fall eine Ausnahme nach der KBV-Richtlinie greift. Ältere Angaben zur Zahl bestätigter Systeme oder zur Marktabdeckung ersetzen diese aktuelle Prüfung nicht.

Warum ist Abwarten keine Option?

Für die Ausnahme wegen eines bereits eingeleiteten Wechsels endet der Neunmonatszeitraum am 30. September 2026. Ein geordneter PVS-Wechsel braucht Vorlauf: Die Datenübernahme aus dem Altsystem muss geprüft und probeweise durchlaufen werden, der Stichtag gehört mit der Quartalsabrechnung abgestimmt, und das Team braucht eine Schulung vor dem ersten Echtbetrieb. Zur Einordnung der größten Sorge: Im Zi-PVS-Monitoring 2025 berichten 72,5 Prozent der Praxen, die tatsächlich gewechselt haben, von einer reibungslosen Datenübernahme. Im Umkehrschluss lief gut ein Viertel der Wechsel nicht reibungslos. Eine Datenübernahme ist kein Selbstläufer, sondern ein Projekt, dessen Ausgang von der Vorbereitung abhängt.

Der Handlungsplan in vier Schritten

1. Status klären. Prüfen Sie den aktuellen KOB-Status über die gematik-Positivliste, per schriftlicher Anfrage an den Hersteller und bei Ihrer KV.
2. Ausnahme nachweisen. Klären Sie mit Ihrer KV, welcher Richtlinienfall auf Ihre Situation passt, und reichen Sie die dafür verlangte Erklärung sowie die erforderlichen Nachweise ein.
3. Wechsel planen. Wenn ein Wechsel erforderlich ist, lassen Sie die Datenübernahme aus dem Altsystem prüfen, stimmen Sie den Stichtag mit der Quartalsabrechnung ab und terminieren Sie die Schulung des Teams.
4. Umstellen und Abrechnung absichern. Legen Sie den Go-live erst nach erfolgreicher Testkonvertierung fest und lassen Sie die erste KV-Abrechnung im neuen System begleiten.

Wie Jupitec unterstützt

Wir begleiten Praxen beim Wechsel zu MEDICAL OFFICE von der Bestandsaufnahme bis nach dem Go-live: mit Datenübernahme aus über 130 Vorsystemen, einer Testkonvertierung, einem mit Ihrer Abrechnung abgestimmten Stichtag und Schulung am eigenen Praxisablauf. Wenn Ihr System nicht auf der KOB-Positivliste steht oder Sie den Status nicht sicher kennen, prüfen wir mit Ihnen die technische Ausgangslage und planen den Umstieg. Die rechtliche Entscheidung über eine Ausnahme trifft Ihre zuständige KV.

Markenhinweis. MEDICAL OFFICE ist eine Produktbezeichnung der INDAMED EDV-Entwicklung und -Vertrieb GmbH. Jupitec entwickelt die Software nicht, sondern ist zertifizierter MEDICAL OFFICE Partner für Beratung, Vertrieb, Einführung und Support.