PVS ohne KOB-Zertifikat: Was Praxen bis zum 30. September 2026 regeln müssen

Seit dem 1. Januar 2026 gilt eine Regel mit direkter Wirkung auf die Praxisabrechnung: Ein Praxisverwaltungssystem ohne KOB-Zertifikat nach § 372 SGB V darf nicht mehr für die Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung eingesetzt werden. Die große Mehrheit der Praxen ist davon nicht betroffen, denn 141 Systeme sind laut gematik zertifiziert, was rund 98 Prozent des Marktes abdeckt. Wer aber auf einem der verbliebenen Systeme ohne Zertifikat arbeitet, hat eine klar begrenzte Übergangsfrist: neun Monate, also bis etwa zum 30. September 2026. Dieser Beitrag ordnet ein, was hinter der Pflicht steckt, wie die Frist gesichert wird und welcher Handlungsplan jetzt zählt.

Was hinter der KOB-Pflicht steckt

Das KOB-Zertifikat bestätigt, dass ein Praxisverwaltungssystem das Konformitätsbewertungsverfahren der gematik durchlaufen hat. Rechtsgrundlage ist § 372 SGB V. Seit dem 1. Januar 2026 ist das Zertifikat Voraussetzung dafür, dass mit dem System über die KV abgerechnet werden darf. Für Praxen heißt das: Der Zertifizierungsstatus der eigenen Software ist keine technische Fußnote mehr, sondern entscheidet über die Abrechnungsfähigkeit.

Die Übergangsfrist: neun Monate, an Bedingungen geknüpft

Praxen, deren System kein Zertifikat hat, müssen nicht von einem Tag auf den anderen abschalten. Für den Umstieg gilt eine Übergangsfrist von neun Monaten. Sie gilt allerdings nicht automatisch. Die KV Hessen nennt zwei Bedingungen: eine schriftliche Selbsterklärung der Praxis an die KV und einen Vertrag oder ein verbindliches Angebot für ein neues, zertifiziertes PVS. Wer die Frist nutzen will, muss den Wechsel also bereits nachweisbar eingeleitet haben.

Zwei Sonderfälle entschärfen die Lage: Bei geplanter Praxisaufgabe oder längerer Krankheit verlängert sich die Frist auf 18 Monate. Reine Labor- und Pathologiesysteme sind von der Pflicht ausgenommen. Maßgeblich sind die Regelungen Ihrer eigenen KV, im Zweifel lohnt der kurze Anruf dort.

Wen die Pflicht trifft und wie Sie es herausfinden

141 zertifizierte Systeme bei rund 98 Prozent Marktabdeckung bedeuten im Umkehrschluss: Der Kreis der Betroffenen ist klein, aber wer dazugehört, steht unter Termindruck. Betroffen sind vor allem Praxen auf älteren oder sehr kleinen Systemen, deren Hersteller das Verfahren nicht durchlaufen hat. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass sich der Hersteller von selbst meldet. Prüfen Sie den Status Ihres Systems aktiv: über die Liste der gematik oder mit einer schriftlichen Anfrage an Ihren Hersteller. Auch Ihre KV gibt Auskunft.

Warum Abwarten keine Option ist

Bis zum Fristende bleiben rund drei Monate. Das klingt nach Zeit, ist es aber nicht, denn ein geordneter PVS-Wechsel braucht Vorlauf: Die Datenübernahme aus dem Altsystem muss geprüft und probeweise durchlaufen werden, der Stichtag gehört um die Quartalsabrechnung herum geplant, und das Team braucht eine Schulung vor dem ersten Echtbetrieb. Zur Einordnung der größten Sorge: Im Zi-PVS-Monitoring 2025 berichten 72,5 Prozent der Praxen, die tatsächlich gewechselt haben, von einer reibungslosen Datenübernahme. Im Umkehrschluss lief gut ein Viertel der Wechsel nicht reibungslos. Eine Datenübernahme ist kein Selbstläufer, sondern ein Projekt, dessen Ausgang von der Vorbereitung abhängt. Genau deshalb ist der verbleibende Vorlauf wertvoll.

Der Handlungsplan in vier Schritten

1. Status klären. Prüfen Sie, ob Ihr PVS zertifiziert ist: über die gematik-Liste, per schriftlicher Anfrage an den Hersteller oder über Ihre KV.
2. Frist sichern. Senden Sie die schriftliche Selbsterklärung an Ihre KV und legen Sie den Vertrag oder das verbindliche Angebot für das neue, zertifizierte System bei.
3. Wechsel planen. Lassen Sie die Datenübernahme aus Ihrem Altsystem prüfen, legen Sie den Stichtag um die Quartalsabrechnung und terminieren Sie die Schulung des Teams.
4. Umstellen und Abrechnung absichern. Die Umstellung liegt idealerweise auf einem Wochenende; die erste KV-Abrechnung im neuen System sollte begleitet werden.

Wie Jupitec unterstützt

Wir begleiten Praxen beim Wechsel zu MEDICAL OFFICE von der Bestandsaufnahme bis nach dem Go-live: mit geprüfter Datenübernahme aus über 130 Vorsystemen, einem Stichtag, der zu Ihrer Abrechnung passt, und Schulung am eigenen Praxisablauf. Wenn Ihr System kein KOB-Zertifikat hat oder Sie den Status nicht sicher kennen, sehen wir uns Ihre Situation an und sagen Ihnen ehrlich, welcher Zeitplan bis Ende September realistisch ist. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).