Was passiert beim Praxissoftware-Wechsel mit meinen Patientendaten?
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Die Karteikarte ist das Gedächtnis der Praxis: Jahre an Befunden, Diagnosen und Abrechnungshistorie hängen daran. Kein Wunder, dass die Sorge um genau diese Daten der größte Grund ist, einen überfälligen Softwarewechsel aufzuschieben. Im Zi-PVS-Monitoring 2025 nennen 44,8 Prozent der wechselwilligen Praxen, die dennoch bleiben, die Datenübernahme als Hauptgrund. Dieser Beitrag beantwortet nüchtern, was beim Wechsel mit Ihren Patientendaten passiert, wie groß das Risiko wirklich ist und welche Schritte es senken.
Was passiert beim Praxissoftware-Wechsel mit meinen Patientendaten?
Bei einem geordneten Wechsel werden die Daten aus dem Altsystem ausgelesen, in das Format des neuen Systems konvertiert und geprüft übernommen. Das Original bleibt dabei unangetastet: Ihre bisherige Datenbank wird zusätzlich als schreibgeschützte Sicherung aufbewahrt, bis der neue Betrieb bestätigt läuft. Ihre Daten wandern also nicht von einem System ins andere, sie werden kopiert und übersetzt. Übernommen werden Stammdaten, Karteieinträge, Abrechnung und Termine; der genaue Umfang hängt vom Quellsystem und der Datenqualität ab.
Welche Daten werden übernommen und welche nicht?
In der Regel übernommen werden:
- Patientenstammdaten (Name, Anschrift, Versicherungsdaten)
- Karteieinträge inklusive historischer Befunde und Diagnosen
- Abrechnungsdaten für KV, Privat, BG und Selbstzahler
- Terminkalender und Recall-Listen
- Verknüpfte Dokumente und Bilder
Nicht immer eins zu eins übergehen dagegen sehr systemspezifische Sonderformate, eigene Makros oder Formularlogik des Altsystems und Daten aus sehr alten Programmversionen. Genau deshalb steht am Anfang eine Testkonvertierung: Sie zeigt vor dem Stichtag anhand einer Testdatenbank, was tatsächlich ankommt, statt es zu versprechen.
Wie groß ist das Risiko eines Datenverlusts wirklich?
Ehrlich betrachtet ist das Risiko real, aber beherrschbar. Die Erfahrung der Praxen, die den Schritt gegangen sind, fällt deutlich besser aus als die Befürchtung: Im Zi-PVS-Monitoring 2025 berichten 72,5 Prozent der Wechsler von einer reibungslosen Datenübernahme, 81,1 Prozent von einem angemessenen Aufwand und 83,9 Prozent von signifikanten Verbesserungen nach dem Wechsel. Zur Ehrlichkeit gehört der Umkehrschluss: Bei gut einem Viertel lief die Übernahme nicht reibungslos. Ein Wechsel ist deshalb kein Selbstläufer und keine Nullrisiko-Aktion, sondern ein Projekt, dessen Ausgang von der Vorbereitung abhängt.
Wie senkt ein geprüfter Wechsel das Risiko?
Der Unterschied zwischen reibungslos und holprig liegt im Verfahren, nicht im Zufall. Vier Dinge senken das Risiko konkret: eine Testkonvertierung anhand eines Testabzugs Ihrer Datenbank, sichtbar in einer Testumgebung vor dem Stichtag; eine Plausibilitätsprüfung der konvertierten Daten; die schreibgeschützte Sicherung Ihrer alten Datenbank als Rückfallebene; und ein Stichtag am Wochenende, sodass Freitag im alten System Feierabend ist und Montag in der Regel normal im neuen weitergearbeitet wird, begleitet durch eine Schulung vor Ort.
Was gilt rechtlich für die alten Daten?
Ärztliche Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren, für einzelne Unterlagen gelten längere Fristen. Auch nach dem Wechsel müssen die Altdaten also zugänglich bleiben. Deshalb wird die bisherige Datenbank als schreibgeschützte Sicherung erhalten, in der Sie historische Einträge nachschlagen können. Bei einer Praxisübernahme kommen weitere Regeln zur Datenweitergabe hinzu; deren rechtliche Ausgestaltung klären Sie mit Ihrer Ärztekammer oder einem Fachanwalt.
Wie Jupitec unterstützt
Wir übernehmen Daten aus über 130 Praxisverwaltungssystemen zu MEDICAL OFFICE, prüfen die Übernahme vorab anhand einer Testdatenbank und zeigen Ihnen vor dem Stichtag, was ankommt. Die einmalige Datenübernahme beginnt bei 1.900 Euro; den genauen Umfang kalkulieren wir vorab anhand Ihres Quellsystems. Wenn Sie wissen möchten, was sich aus Ihrem aktuellen System übernehmen lässt, sehen wir uns Ihre Situation an. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).
Häufige Fragen
Kann bei der Datenübernahme etwas verloren gehen?
Das Risiko ist real, lässt sich aber deutlich senken. Ihre alte Datenbank bleibt als schreibgeschützte Kopie erhalten, das Original wird also nicht angetastet. Eine Testkonvertierung zeigt vorab, was übernommen wird. Im Zi-PVS-Monitoring 2025 berichten 72,5 Prozent der Wechsler von einer reibungslosen Übernahme; bei gut einem Viertel lief es nicht reibungslos, weshalb ein geprüfter Prozess mit Probelauf entscheidend ist.
Sehe ich vor dem Wechsel, was übernommen wird?
Ja. Anhand eines Testabzugs Ihrer Datenbank läuft eine Testkonvertierung, deren Ergebnis Sie vor dem Stichtag in einer MEDICAL OFFICE Testumgebung sehen. So ist vor der Umstellung klar, welche Stammdaten, Karteieinträge und Abrechnungsdaten ankommen und wo Sonderfälle liegen.
Was passiert nach dem Wechsel mit den alten Daten?
Die bisherige Datenbank bleibt als schreibgeschützte Sicherung erhalten, sodass Sie historische Einträge nachschlagen können. Das ist auch mit Blick auf die Aufbewahrungspflicht wichtig: Ärztliche Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren, für einzelne Unterlagen länger.
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