Was passiert beim Praxissoftware-Wechsel mit meinen Patientendaten?
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Die Karteikarte ist das Gedächtnis der Praxis: Jahre an Befunden, Diagnosen und Abrechnungshistorie hängen daran. Kein Wunder, dass die Sorge um genau diese Daten der größte Grund ist, einen überfälligen Softwarewechsel aufzuschieben. Im Zi-PVS-Monitoring 2025 nennen 44,8 Prozent der wechselwilligen Praxen, die dennoch bleiben, die Datenübernahme als Hauptgrund. Dieser Beitrag beantwortet nüchtern, was beim Wechsel mit Ihren Patientendaten passiert, wie groß das Risiko wirklich ist und welche Schritte es senken.
Was passiert beim Praxissoftware-Wechsel mit meinen Patientendaten?
Bei einem geordneten Wechsel werden Daten aus dem Altsystem ausgelesen, in das Format des neuen Systems konvertiert und anhand einer Testübernahme geprüft. Vor der Konvertierung braucht es eine unveränderte Sicherung des Ausgangsbestands. Ob das Altsystem zusätzlich schreibgeschützt verfügbar bleibt, hängt von Quellsystem, Lizenz und Vertrag ab und gehört vor dem Stichtag schriftlich geklärt. Welche Stammdaten, Karteieinträge, Abrechnungsdaten, Termine und Dokumente ankommen, zeigt erst die Testkonvertierung.
Welche Daten werden übernommen und welche nicht?
In der Regel übernommen werden:
- Patientenstammdaten (Name, Anschrift, Versicherungsdaten)
- Karteieinträge inklusive historischer Befunde und Diagnosen
- Abrechnungsdaten für KV, Privat, BG und Selbstzahler
- Terminkalender und Recall-Listen
- Verknüpfte Dokumente und Bilder
Nicht immer eins zu eins übergehen dagegen sehr systemspezifische Sonderformate, eigene Makros oder Formularlogik des Altsystems und Daten aus sehr alten Programmversionen. Genau deshalb steht am Anfang eine Testkonvertierung: Sie zeigt vor dem Stichtag anhand einer Testdatenbank, was tatsächlich ankommt, statt es zu versprechen.
Wie groß ist das Risiko eines Datenverlusts wirklich?
Ehrlich betrachtet ist das Risiko real, aber beherrschbar. Die Erfahrung der Praxen, die den Schritt gegangen sind, fällt deutlich besser aus als die Befürchtung: Im Zi-PVS-Monitoring 2025 berichten 72,5 Prozent der Wechsler von einer reibungslosen Datenübernahme, 81,1 Prozent von einem angemessenen Aufwand und 83,9 Prozent von signifikanten Verbesserungen nach dem Wechsel. Zur Ehrlichkeit gehört der Umkehrschluss: Bei gut einem Viertel lief die Übernahme nicht reibungslos. Ein Wechsel ist deshalb kein Selbstläufer und keine Nullrisiko-Aktion, sondern ein Projekt, dessen Ausgang von der Vorbereitung abhängt.
Wie senkt ein geprüfter Wechsel das Risiko?
Vier Dinge senken das Risiko: eine Testkonvertierung anhand eines Testabzugs, eine gemeinsam geprüfte Liste kritischer Daten, eine unveränderte Sicherung des Ausgangsbestands und ein Umstellungsfenster mit klarer Rückfallentscheidung. Ob ein Wochenende passt und ob das Altsystem zusätzlich schreibgeschützt verfügbar bleibt, hängt von Praxisbetrieb, Quellsystem, Lizenz und Vertrag ab. Schulung und erreichbare Begleitung gehören vor den Go-live, nicht erst in die Fehlerbehebung danach.
Was gilt rechtlich für die alten Daten?
Ärztliche Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren, für einzelne Unterlagen gelten längere Fristen. Auch nach dem Wechsel müssen aufbewahrungspflichtige Daten zugänglich bleiben. Wie das technisch und vertraglich sichergestellt wird, muss vor dem Stichtag festgelegt werden; eine schreibgeschützte Verfügbarkeit des Altsystems ist eine mögliche, aber vom Quellsystem abhängige Lösung. Bei einer Praxisübernahme kommen weitere Regeln zur Datenweitergabe hinzu; deren rechtliche Ausgestaltung klären Sie mit Ihrer Ärztekammer oder einem Fachanwalt.
Wie Jupitec unterstützt
Wir übernehmen Daten aus zahlreichen Praxisverwaltungssystemen zu MEDICAL OFFICE, prüfen die Übernahme vorab anhand einer Testdatenbank und zeigen Ihnen vor dem Stichtag, was ankommt. Die einmalige Datenübernahme beginnt bei 1.900 Euro; den genauen Umfang kalkulieren wir vorab anhand Ihres Quellsystems. Wenn Sie wissen möchten, was sich aus Ihrem aktuellen System übernehmen lässt, sehen wir uns Ihre Situation an. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).
Häufige Fragen
Kann bei der Datenübernahme etwas verloren gehen?
Das Risiko ist real, lässt sich aber deutlich senken. Eine Testkonvertierung zeigt vorab, was übernommen wird, und in aller Regel bleibt Ihre alte Datenbank als schreibgeschützte Kopie erhalten, sodass das Original nicht angetastet wird; ob das möglich ist, hängt vom Quellsystem ab und klären wir vorab. Im Zi-PVS-Monitoring 2025 berichten 72,5 Prozent der Wechsler von einer reibungslosen Übernahme; bei gut einem Viertel lief es nicht reibungslos, weshalb ein geprüfter Prozess mit Probelauf entscheidend ist.
Sehe ich vor dem Wechsel, was übernommen wird?
Ja. Anhand eines Testabzugs Ihrer Datenbank läuft eine Testkonvertierung, deren Ergebnis Sie vor dem Stichtag in einer MEDICAL OFFICE Testumgebung sehen. So ist vor der Umstellung klar, welche Stammdaten, Karteieinträge und Abrechnungsdaten ankommen und wo Sonderfälle liegen.
Was passiert nach dem Wechsel mit den alten Daten?
Ob und wie die bisherige Datenbank zusätzlich als schreibgeschützte Sicherung verfügbar bleibt, hängt vom Quellsystem ab und klären wir vorab; wo es möglich ist, schlagen Sie darin historische Einträge nach. Unabhängig davon ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sicherzustellen: Ärztliche Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren, für einzelne Unterlagen länger.
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Der PVS-Wechsel in 15 Punkten
Die Checkliste führt durch alle drei Phasen des Wechsels: von der Vertragsprüfung bis zur ersten Abrechnung im neuen System. Per E-Mail, zum Abhaken.