Was passiert beim Praxissoftware-Wechsel mit meinen Patientendaten?

Die Karteikarte ist das Gedächtnis der Praxis: Jahre an Befunden, Diagnosen und Abrechnungshistorie hängen daran. Kein Wunder, dass die Sorge um genau diese Daten der größte Grund ist, einen überfälligen Softwarewechsel aufzuschieben. Im Zi-PVS-Monitoring 2025 nennen 44,8 Prozent der wechselwilligen Praxen, die dennoch bleiben, die Datenübernahme als Hauptgrund. Dieser Beitrag beantwortet nüchtern, was beim Wechsel mit Ihren Patientendaten passiert, wie groß das Risiko wirklich ist und welche Schritte es senken.

Was passiert beim Praxissoftware-Wechsel mit meinen Patientendaten?

Bei einer Datenübernahme werden Informationen aus dem bisherigen PVS ausgelesen und in die Struktur des neuen Systems übertragen. Welche Stammdaten, Karteieinträge, Abrechnungsdaten, Termine und Dokumente übernommen werden können, hängt vom Quellsystem, seinem Versionsstand und dem vorhandenen Datenbestand ab. Eine unveränderte Sicherung des Ausgangsbestands bleibt dabei wichtig.

Welche Daten werden übernommen und welche nicht?

In der Regel übernommen werden:

• Patientenstammdaten (Name, Anschrift, Versicherungsdaten)
• Karteieinträge inklusive historischer Befunde und Diagnosen
• Abrechnungsdaten für KV, Privat, BG und Selbstzahler
• Terminkalender und Recall-Listen
• Verknüpfte Dokumente und Bilder

Nicht immer eins zu eins übergehen sehr systemspezifische Sonderformate, eigene Makros oder Formularlogik des Altsystems und Daten aus sehr alten Programmversionen. Deshalb muss der mögliche Umfang für das konkrete Quellsystem geprüft werden, statt alle Inhalte pauschal zu versprechen.

Wie groß ist das Risiko eines Datenverlusts wirklich?

Ehrlich betrachtet ist das Risiko real, aber beherrschbar. Die Erfahrung der Praxen, die den Schritt gegangen sind, fällt deutlich besser aus als die Befürchtung: Im Zi-PVS-Monitoring 2025 berichten 72,5 Prozent der Wechsler von einer reibungslosen Datenübernahme, 81,1 Prozent von einem angemessenen Aufwand und 83,9 Prozent von signifikanten Verbesserungen nach dem Wechsel. Zur Ehrlichkeit gehört der Umkehrschluss: Bei gut einem Viertel lief die Übernahme nicht reibungslos. Eine Datenübernahme ist deshalb kein Nullrisiko-Versprechen. Ihr Ergebnis hängt vom Quellsystem, Datenbestand und einer sorgfältigen Prüfung ab.

Was senkt das Risiko bei der Datenübernahme?

Entscheidend sind eine klare Liste der benötigten Datenarten, eine unveränderte Sicherung des Ausgangsbestands und die Prüfung, welche Sonderfelder, Dokumente und Archive das bisherige PVS verwendet. Ob das Altsystem zusätzlich schreibgeschützt verfügbar bleiben kann, hängt von Quellsystem, Lizenz und Vertrag ab.

Was gilt rechtlich für die alten Daten?

Ärztliche Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren, für einzelne Unterlagen gelten längere Fristen. Auch nach dem Wechsel müssen aufbewahrungspflichtige Daten zugänglich bleiben. Wie das technisch und vertraglich sichergestellt wird, muss vor dem Stichtag festgelegt werden; eine schreibgeschützte Verfügbarkeit des Altsystems ist eine mögliche, aber vom Quellsystem abhängige Lösung. Bei einer Praxisübernahme kommen weitere Regeln zur Datenweitergabe hinzu; deren rechtliche Ausgestaltung klären Sie mit Ihrer Ärztekammer oder einem Fachanwalt.

Wie lernen Sie MEDICAL OFFICE zuerst kennen?

In einer persönlichen Live-Demo sehen Sie MEDICAL OFFICE direkt im System und können Ihre Fragen zur Datenübernahme stellen. Welche Inhalte aus Ihrem bisherigen PVS grundsätzlich übernommen werden können, hängt vom Quellsystem und Datenbestand ab. Die Live-Demo ist kostenlos und unverbindlich.