Praxisübernahme: welche IT Sie übernehmen und was Sie modernisieren sollten

Bei einer Praxisübernahme stehen Kaufpreis, Zulassung und Personal im Vordergrund. Die IT taucht in vielen Übernahmegesprächen erst auf, wenn der Vertrag schon unterschrieben ist. Dabei entscheidet der übernommene Bestand mit über die ersten Wochen: das Praxisverwaltungssystem, die Telematikinfrastruktur, Server und Netzwerk, die Telefonanlage und ein Stapel laufender Verträge. Dieser Beitrag ordnet, was Sie übernehmen können, was neu beantragt werden muss und welche Modernisierung sich vor dem Start lohnt.

Welche IT übernehmen Sie bei einer Praxisübernahme?

Mit der Praxis übernehmen Sie in der Regel das Praxisverwaltungssystem samt Patientendatenbank, die TI-Ausstattung mit Konnektor und Kartenterminals, Server und Arbeitsplätze, das Netzwerk mit Firewall, die Drucker und die Telefonanlage, dazu die Verträge für Softwarepflege, Wartung und TI-Betrieb. Nicht alles davon läuft automatisch weiter: Lizenzen und Verträge sind an den bisherigen Inhaber gebunden und müssen übertragen oder neu geschlossen werden. Die Bestandsliste gehört deshalb auf den Tisch, bevor der Übernahmevertrag unterschrieben ist.

Was muss bei einer Praxisübernahme technisch modernisiert werden?

Einen Pauschalkatalog gibt es nicht, aber die Kandidaten wiederholen sich: Server, die älter als fünf bis sieben Jahre sind oder auf abgekündigten Windows-Versionen laufen, TI-Komponenten mit auslaufenden Zertifikaten, ein Backup, das nie per Rücksicherung getestet wurde, ein Praxisnetz ohne saubere Firewall und Lücken bei der IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV. Beim Praxisverwaltungssystem zählen Versionsstand, Pflegevertrag und das KOB-Zertifikat.

Zwei Punkte haben 2026 Termindruck. Erstens die TI-Hardware: Die älteren gSMC-KT-Karten mit RSA-Verschlüsselung in den Kartenterminals laufen spätestens Ende 2026 aus, und auch Konnektor-Zertifikate haben eine begrenzte Laufzeit. Steht ohnehin ein Tausch an, ist die Übernahme der richtige Moment für den Umstieg auf das TI-Gateway, dann entfällt der lokale Konnektor. Zweitens die Software: Seit dem 1. Januar 2026 darf ein PVS ohne KOB-Zertifikat nicht mehr für die KV-Abrechnung eingesetzt werden. Läuft in der Zielpraxis ein System ohne Zertifikat, ist der Wechsel keine Geschmacksfrage mehr, sondern eine Frist.

Praxissoftware des Vorgängers weiterführen oder wechseln?

Beides kann richtig sein. Weiterführen spricht dafür, wenn das System stabil läuft, das übernommene Team damit arbeiten kann und der Anbieter Vertrag und Lizenz auf Sie überträgt. Für den Wechsel spricht der Zeitpunkt selbst: Eine Übernahme ist ohnehin eine Zäsur. Abläufe werden neu sortiert, das Team wird eingearbeitet, Verträge werden neu verhandelt. Ein Systemwechsel kostet in dieser Phase deutlich weniger Reibung als im laufenden Betrieb drei Jahre später.

Dass der Leidensdruck im Markt real ist, zeigt das Zi-PVS-Monitoring 2025: Ein Drittel der Praxen denkt über einen Wechsel nach, meistgenannte Gründe sind Nutzerfreundlichkeit, Lizenzkosten und Support. Wichtig für beide Wege: Vor der Entscheidung gehört die Datenübernahme anhand einer Testkonvertierung geprüft, damit Sie wissen, was ankommt.

Was gilt für die Patientendaten des Vorgängers?

Ärztliche Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren, für einzelne Unterlagen gelten längere Fristen. Beim Inhaberwechsel darf die Patientenkartei zudem nicht formlos den Besitzer wechseln: Üblich ist eine vertragliche Regelung nach dem sogenannten Zwei-Schrank-Modell, bei der der Nachfolger auf die Altdaten erst zugreift, wenn Patientinnen und Patienten in die Übernahme ihrer Unterlagen einwilligen, meist im Zuge der Weiterbehandlung. Die rechtliche Ausgestaltung gehört in den Übernahmevertrag und in die Beratung durch Ärztekammer oder Fachanwalt. Technisch sind beide Anforderungen abbildbar: Das Altsystem bleibt als schreibgeschützte Sicherung erhalten, die übernommenen Daten wandern geprüft in das neue System.

Was passiert mit Konnektor, SMC-B und eHBA?

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist personengebunden, Sie brauchen Ihren eigenen. Die SMC-B ist an Betriebsstätte und Inhaber geknüpft und wird bei einer Übernahme in der Regel neu beantragt; den konkreten Weg klären Sie mit Ihrer KV. Beide Anträge gehören früh in den Zeitplan, denn ohne SMC-B kein TI-Zugang und ohne TI keine eRezepte, eAU oder KIM-Nachrichten. Der Konnektor selbst kann weiterlaufen, wenn er ECC-fähig ist und seine Zertifikate noch gültig sind; reine RSA-Geräte sind seit Anfang 2026 aus der TI. Bei auslaufender Hardware lohnt der Blick auf das TI-Gateway als Nachfolgemodell ohne lokalen Konnektor.

Wer modernisiert die IT bei einer Praxisübernahme?

Spezialisierte Healthcare-IT-Dienstleister, die alle drei Ebenen beherrschen: das Praxisverwaltungssystem samt Datenübernahme, die Telematikinfrastruktur und die Infrastruktur darunter, also Server, Netzwerk und Arbeitsplätze. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten: nachweisbare Erfahrung mit Datenübernahmen aus dem konkreten Altsystem, Schulung des Teams am eigenen Praxisablauf, Erreichbarkeit nach dem Go-live und eine dokumentierte Umsetzung der KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie. Jupitec besteht seit 1994, arbeitet für über 500 Kunden, davon viele Arztpraxen und MVZ, und begleitet Praxisübernahmen mit IT-Modernisierung und PVS-Wechsel bundesweit: Analyse und Testkonvertierung remote, Umstellung und Schulung vor Ort.

Der beste Zeitpunkt für die Bestandsaufnahme: vor der Unterschrift

Ein Server am Lebensende, ein PVS ohne KOB-Zertifikat oder eine fällige TI-Erneuerung sind Investitionen, die auf den Kaufpreis gehören. Wer die IT-Bestandsaufnahme vor der Vertragsunterschrift macht, verhandelt mit Fakten statt Überraschungen. Wenn Sie eine Übernahme planen, sehen wir uns die IT der Zielpraxis an und sagen Ihnen, was weiterlaufen kann und was nicht. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).