Praxisübernahme: welche IT Sie übernehmen und was Sie modernisieren sollten

Bei einer Praxisübernahme stehen Kaufpreis, Zulassung und Personal im Vordergrund. Die IT taucht in vielen Übernahmegesprächen erst auf, wenn der Vertrag schon unterschrieben ist. Dabei entscheidet der übernommene Bestand mit über die ersten Wochen: das Praxisverwaltungssystem, die Telematikinfrastruktur, Server und Netzwerk, die Telefonanlage und ein Stapel laufender Verträge. Dieser Beitrag ordnet, was Sie übernehmen können, was neu beantragt werden muss und welche Modernisierung sich vor dem Start lohnt.

Welche IT übernehmen Sie bei einer Praxisübernahme?

Mit der Praxis übernehmen Sie in der Regel das Praxisverwaltungssystem samt Patientendatenbank, die TI-Ausstattung mit Konnektor und Kartenterminals, Server und Arbeitsplätze, das Netzwerk mit Firewall, die Drucker und die Telefonanlage, dazu die Verträge für Softwarepflege, Wartung und TI-Betrieb. Nicht alles davon läuft automatisch weiter: Lizenzen und Verträge sind an den bisherigen Inhaber gebunden und müssen übertragen oder neu geschlossen werden. Die Bestandsliste gehört deshalb auf den Tisch, bevor der Übernahmevertrag unterschrieben ist.

Was muss bei einer Praxisübernahme technisch modernisiert werden?

Prüfbedarf besteht unabhängig vom Alter, wenn Herstellersupport, Sicherheitsupdates, Leistungsreserven, Redundanz oder eine getestete Wiederherstellung fehlen. Das Alter eines Servers ist nur ein Hinweis; über Weiterbetrieb oder Austausch entscheiden Zustand, Supportstatus und Risikoanalyse. Bei der TI zählen die konkreten Komponenten und Zertifikatslaufzeiten, beim Praxisverwaltungssystem Versionsstand, Pflegevertrag und KOB-Status.

Zwei Punkte haben 2026 Termindruck. Erstens die TI-Hardware: Bei älteren gSMC-KT-Karten mit RSA-Verschlüsselung im Kartenterminal zählt das individuelle Zertifikatsende; spätestens am 31. Dezember 2026 endet ihre Nutzbarkeit. Davon getrennt haben auch Konnektor-Zertifikate eine begrenzte Laufzeit. Steht ohnehin ein Tausch an, ist die Übernahme der richtige Moment für den Umstieg auf das TI-Gateway, dann entfällt der lokale Konnektor. Zweitens die Software: Grundsätzlich dürfen nur PVS mit erfolgreicher KOB-Zertifizierung für die Abrechnung eingesetzt werden. Für noch nicht zertifizierte Systeme gilt seit 1. Januar 2026 eine Übergangsregelung: in der Regel neun Monate, in bestimmten Fällen bis zu 18 Monate; Laborärzte und Pathologen ohne Patientenkontakt sind ausgenommen. Prüfen Sie Systemstatus und anwendbare Ausnahme mit Ihrer KV, bevor Sie aus dem fehlenden Zertifikat einen sofortigen Wechselzwang ableiten.

Praxissoftware des Vorgängers weiterführen oder wechseln?

Beides kann richtig sein. Weiterführen spricht dafür, wenn das System stabil läuft, das übernommene Team damit arbeiten kann und der Anbieter Vertrag und Lizenz auf Sie überträgt. Für den Wechsel spricht der Zeitpunkt selbst: Eine Übernahme ist ohnehin eine Zäsur. Abläufe werden neu sortiert, das Team wird eingearbeitet, Verträge werden neu verhandelt. Ein Systemwechsel kostet in dieser Phase deutlich weniger Reibung als im laufenden Betrieb drei Jahre später.

Dass der Leidensdruck im Markt real ist, zeigt das Zi-PVS-Monitoring 2025: Ein Drittel der Praxen denkt über einen Wechsel nach, meistgenannte Gründe sind Nutzerfreundlichkeit, Lizenzkosten und Support. Wichtig für beide Wege: Klären Sie, welche Datenarten aus dem bisherigen PVS grundsätzlich übernommen werden können und welche Besonderheiten Ihr Datenbestand enthält.

Was gilt für die Patientendaten des Vorgängers?

Ärztliche Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren, für einzelne Unterlagen gelten längere Fristen. Beim Inhaberwechsel darf die Patientenkartei zudem nicht formlos den Besitzer wechseln: Üblich ist eine vertragliche Regelung nach dem sogenannten Zwei-Schrank-Modell, bei der der Nachfolger auf die Altdaten erst zugreift, wenn Patientinnen und Patienten in die Übernahme ihrer Unterlagen einwilligen, meist im Zuge der Weiterbehandlung. Die rechtliche Ausgestaltung gehört in den Übernahmevertrag und in die Beratung durch Ärztekammer oder Fachanwalt. Technisch sind beide Anforderungen abbildbar: Das Altsystem bleibt als schreibgeschützte Sicherung erhalten, die übernommenen Daten wandern geprüft in das neue System.

Was passiert mit Konnektor, SMC-B und eHBA?

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist personengebunden, Sie brauchen Ihren eigenen. Die SMC-B ist an Betriebsstätte und Inhaber geknüpft und wird bei einer Übernahme in der Regel neu beantragt; den konkreten Weg klären Sie mit Ihrer KV. Beide Anträge gehören früh in den Zeitplan, denn ohne SMC-B kein TI-Zugang und ohne TI keine eRezepte, eAU oder KIM-Nachrichten. Der Konnektor selbst kann weiterlaufen, wenn er ECC-fähig ist und seine Zertifikate noch gültig sind; RSA-only-Konnektoren sind seit dem 1. Januar 2026 ohne TI-Zugang. Bei auslaufender Hardware lohnt der Blick auf das TI-Gateway als Nachfolgemodell ohne lokalen Konnektor.

Worauf kommt es bei einem Healthcare-IT-Partner an?

Der Dienstleister sollte Praxissoftware, Telematikinfrastruktur und die Technik darunter gemeinsam beherrschen. Dazu gehören Server, Netzwerk, Arbeitsplätze, Datensicherung und die Geräte in den Behandlungsräumen. Bei der Auswahl zählen nachweisbare Erfahrung mit dem bisherigen PVS, verständliche Schulung und erreichbarer Support.

Wie prüfen Sie MEDICAL OFFICE vor der Entscheidung?

In einer persönlichen Live-Demo sehen Sie, wie MEDICAL OFFICE Anmeldung, Dokumentation, Verordnung und Abrechnung verbindet. So können Sie die Software mit den Abläufen der übernommenen Praxis vergleichen. Die Live-Demo ist kostenlos und unverbindlich.