Abrechnung in der Arztpraxis optimieren: weniger Honorarverluste durch Plausibilitätsprüfung

Honorar geht in der Arztpraxis selten durch falsche Behandlung verloren, sondern in der Lücke zwischen dem, was geleistet wurde, und dem, was am Ende abgerechnet wird. Eine Leistung, die in der Karteikarte steht, aber nicht in die Abrechnung wandert, ist erbrachte Arbeit ohne Vergütung. Eine Position, die formal nicht plausibel ist, kommt als Absetzung zurück. Wer die Abrechnung in der Arztpraxis optimieren will, setzt deshalb nicht beim Behandeln an, sondern an der Strecke zwischen Dokumentation und KV-Versand. Dort entscheidet sich, wie viel vom erbrachten Honorar tatsächlich ankommt.

Wo Honorar in der Arztpraxis verloren geht

Die Verluste sind meist nicht spektakulär. Sie verteilen sich in kleinen Beträgen über das Quartal und fallen einzeln kaum auf. Vier Muster tauchen besonders häufig auf.

1. Vergessene Leistungen. Erbrachtes wird dokumentiert, aber nicht als abrechenbare Position erfasst. Über ein Quartal summiert sich das zu einem stillen Verlust, der in keiner Auswertung auftaucht.
2. Absetzungen nach dem KV-Versand. Positionen, die formal nicht zusammenpassen oder einen Ausschluss verletzen, werden gestrichen. Die Korrektur kostet Zeit und kommt oft erst im Folgequartal.
3. Medienbrüche zwischen Abrechnungswegen. Wenn KV/EBM, Privatliquidation nach GOÄ, BG-Fälle und HzV in getrennten Programmen laufen, geht an den Übergängen Information verloren.
4. Fehlender Überblick über die Leistungsverteilung. Ohne Sicht darauf, welche Leistungen den Umsatz tragen, bleibt unbemerkt, wenn ein ganzer Bereich systematisch unter Wert abgerechnet wird.

Abrechnung aus der Dokumentation heraus

Der wirksamste Hebel ist, die Abrechnung nicht als nachgelagerten Schritt zu behandeln, sondern direkt aus der Behandlungsdokumentation entstehen zu lassen. In MEDICAL OFFICE liegen Karteikarte und Abrechnung in einem System. Welche Abrechnungswege und Terminmodule verfügbar sind, hängt von Edition und gebuchten Modulen ab: KV/EBM und Privat nach GOÄ gehören zum Kern der passenden Edition, BG beginnt mit Professional, HzV- und Selektivverträge benötigen das entsprechende Zusatzmodul. Was im Behandlungszimmer dokumentiert wird, kann für die konfigurierte Abrechnung bereitstehen, ohne dass es in ein zweites Programm übertragen werden muss. Das reduziert den manuellen Übertrag von der Karte in die Abrechnung.

Spezialisierte Abrechnungswege werden über die passenden Editionen und Module ergänzt: DALE-UV und BG-UV für die Unfallversicherung, eHKS, der LDT-Labordatenträger sowie Selektiv- und HzV-Verträge. Auch der AMTS- und Wechselwirkungs-Check sitzt im Verordnungsweg. Recallmanagement kann an fällige Vorsorge- und Impfleistungen erinnern, wenn es eingerichtet ist. Je seltener eine Praxis zwischen Systemen wechseln muss, desto weniger Schnittstellen müssen im Abrechnungsprozess geprüft werden.

Die Plausibilitätsprüfung vor dem KV-Versand

Der teuerste Fehler in der EBM-Abrechnung ist der, der erst nach dem Versand an die KV auffällt. Dann ist die Position abgesetzt, eine Begründung muss nachgereicht werden, und im schlechteren Fall ist der Betrag verloren. Um solche EBM-Abrechnungsfehler zu vermeiden, prüft MEDICAL OFFICE die Abrechnung mit einer Plausibilitätsprüfung, bevor der Datensatz an die KV geht. Auffällige Positionen werden vorab markiert, also dort, wo formale Vorgaben nicht eingehalten sind oder Angaben nicht zueinander passen.

Der Effekt ist eine Verschiebung von der nachträglichen Korrektur zur vorherigen Kontrolle. Statt Absetzungsbescheide aufzuarbeiten, kann die Praxis auffällige Positionen prüfen, solange der Behandlungskontext noch präsent ist und die Unterlagen greifbar sind. Das kann Rückfragen nach dem Versand reduzieren und entlastet die Person, die den Quartalsabschluss verantwortet. Welche Konstellationen in Ihrer Fachrichtung geprüft werden und wie Sie die Vorgaben sauber abbilden, hängt von Fachrichtung und Vertragslage ab.

Leistungsverteilung sichtbar machen

Die einzelne korrekte Abrechnung ist die eine Seite, die wirtschaftliche Gesamtsicht die andere. Solange niemand sieht, welche Leistungen den Umsatz tragen und welche zurückfallen, lässt sich ein systematischer Honorarverlust nicht erkennen. Das Arzt-Dashboard in MEDICAL OFFICE zeigt Umsatzentwicklung und Leistungsverteilung an einer Stelle, direkt aus der laufenden Abrechnung. Wer tiefer auswerten will, übergibt die Zahlen über die BI- oder BI-Light-Schnittstelle an ein vorhandenes Werkzeug wie Power BI oder Qlik; die BI-Light-Schnittstelle liegt bei 50,00 Euro netto im Monat. So wird aus dem Eindruck, ein Bereich laufe schwächer, eine belastbare Zahl, an der sich eine Entscheidung festmachen lässt. Wie sich eine Praxis darüber nach Kennzahlen steuern lässt, vertieft der Beitrag zum Praxis-Controlling mit dem Arzt-Dashboard.

So optimieren Sie die Abrechnung in Ihrer Praxis

Der erste Schritt ist die Frage, an welcher Stelle bei Ihnen heute Honorar liegen bleibt: beim Übertrag von der Karte in die Abrechnung, bei wiederkehrenden Absetzungen einzelner Positionen oder bei fehlendem Überblick über die Leistungsverteilung. An jedem dieser Punkte greift dieselbe Logik: weniger Medienbrüche, Prüfung vor dem Versand statt Korrektur danach, Zahlen aus dem laufenden Betrieb statt aus dem Bauchgefühl. Sie möchten Abrechnung und Dokumentation in einem Ablauf prüfen? Bei Jupitec erhalten Sie MEDICAL OFFICE mit passender Lizenz; wir richten die neue Installation an Ihrem Praxisablauf aus und begleiten die erste Abrechnung im vereinbarten Projekt. Den anschließenden Support übernehmen wir für die von uns eingeführten Installationen. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).