Datenübernahme Praxissoftware: Kosten und Ablauf beim PVS-Wechsel

Zwei Sorgen halten Praxen am häufigsten vom Wechsel der Praxissoftware ab: Was passiert mit den Patientendaten aus vielen Jahren Karteiführung, und was kostet der Umstieg am Ende wirklich? Beide Fragen lassen sich klären, bevor die erste Datei migriert wird. Dieser Beitrag zeigt, was die Datenübernahme kostet, wovon der Preis abhängt und wie der PVS-Wechsel Schritt für Schritt abläuft.

Was die Datenübernahme kostet

Die Datenübernahme ist eine einmalige Leistung und vom laufenden Softwarepreis getrennt. Bei Jupitec beginnt die Migration ab 1.900 Euro (netto, zzgl. MwSt.). Den genauen Betrag kalkulieren wir vorab anhand Ihres Quellsystems, nicht im Nachhinein. Davon zu trennen sind die laufenden Lizenzkosten von MEDICAL OFFICE: Sie beginnen je nach Edition ab 59 Euro im Monat (Light, für Privatarztpraxen) oder 109 Euro im Monat (Professional, für die moderne Arztpraxis); für große Einrichtungen und MVZ gilt die Enterprise-Edition auf Anfrage. Ein Arbeitsplatz ist enthalten, jede weitere Arbeitsplatzlizenz kostet 20 Euro im Monat. Eine erste Hausnummer für die einmaligen und die laufenden Kosten liefert der Preisrechner.

Wovon der Preis der Datenübernahme abhängt

Die Preisspanne hat einen sachlichen Grund: Kein Datenbestand gleicht dem anderen. Den Aufwand bestimmen vor allem vier Faktoren.

1. Quellsystem und Versionsstand: Quellsystem und Versionsstand entscheiden über Umfang und Grenzen der Konvertierung. Wir prüfen deshalb jeden Bestand vorab anhand eines Testabzugs, statt die Übernahme allein aus dem Systemnamen abzuleiten.
2. Datenmenge und Praxisalter: Eine Einzelpraxis mit überschaubarer Historie ist schneller übertragen als ein über Jahre gewachsener Bestand mit langen Karteiverläufen.
3. Datenqualität: Gepflegte, einheitliche Daten lassen sich klarer abbilden als ein Bestand mit Dubletten und uneinheitlich gefüllten Feldern.
4. Übernahmeumfang: Stammdaten, Karteieinträge, Abrechnung, Termine, Formularvorlagen und verknüpfte Dokumente lassen sich unterschiedlich tief übernehmen. Was sinnvoll ist, legen wir gemeinsam fest.

So läuft die Datenübernahme ab

Der Ablauf richtet sich nach Quellsystem, Datenmenge und Praxisbetrieb. Vier Prüfpunkte bleiben immer gleich.

1. Testlauf vorab: Ein Testabzug zeigt in einer MEDICAL OFFICE Testumgebung, welche Daten ankommen und wo Einschränkungen bestehen.
2. Umstellungsfenster festlegen: Erst nach dem Test werden Zeitpunkt, erwartete Dauer und die Kriterien für Fortsetzung oder Rückfall vereinbart. Häufig eignet sich ein Wochenende, aber nicht pauschal.
3. Sicherung und Rückfallweg: Vor der finalen Konvertierung wird der Ausgangsbestand unverändert gesichert. Ob das Altsystem zusätzlich schreibgeschützt verfügbar bleibt, hängt von Quellsystem, Lizenz und Vertrag ab.
4. Schulung und Begleitung: Das Team übt seine realen Abläufe vor dem Go-live. Begleitung vor Ort oder remote und der Eskalationsweg werden passend zur Praxis vereinbart.

Wie ein geprüftes Verfahren das Risiko der Datenübernahme senkt

Die Angst vor verlorenen Karteien ist der häufigste Grund, einen überfälligen Wechsel aufzuschieben. Drei Punkte senken dieses Risiko spürbar. Erstens wird die Übernahme vor dem Stichtag an einer Testdatenbank geprüft, sodass kein Verfahren ungetestet auf den Echtbestand angewendet wird. Zweitens sehen Sie vorab anhand der Testumgebung, was tatsächlich ankommt, und geben den Stichtag erst danach frei. Drittens werden Sicherung und Rückfallweg vor dem Stichtag vereinbart. Ob das Altsystem zusätzlich schreibgeschützt verfügbar bleibt, hängt von Quellsystem, Lizenz und Vertrag ab. Der konkrete Übernahmeumfang hängt von Versionsstand und Datenqualität ab; die Testkonvertierung macht ihn vor dem Wechsel sichtbar. Ein pauschales Nullrisiko-Versprechen geben wir bewusst nicht; das Verfahren hält das Risiko klein und macht den Übernahmeumfang vor dem Stichtag sichtbar.

Wer den Wechsel plant, geht am besten mit dem Quellsystem ins Gespräch. Nennen Sie uns Ihr aktuelles PVS, und wir prüfen die Datenübernahme anhand einer Testdatenbank und nennen den Preisrahmen, bevor Sie sich festlegen.