Praxissoftware Cloud oder lokal: Betriebsmodelle im Vergleich

Wenn eine Praxis ihre Software neu aufsetzt oder ein altes System ablöst, stellt sich früh die Frage nach dem Betriebsmodell: Läuft die Praxissoftware auf einem Server in den eigenen Räumen oder zentral aus einem Rechenzentrum? Beide Wege funktionieren, sie verteilen Aufwand, Verantwortung und Kosten aber unterschiedlich. Dieser Beitrag ordnet lokalen und zentralen Betrieb sachlich ein und erklärt, warum die Telematikinfrastruktur dabei eine eigene Schicht ist, über die Sie getrennt entscheiden können.

Lokaler Betrieb: Server in der Praxis

Beim lokalen Betrieb steht der Server mit der Datenbank in der Praxis, die Arbeitsplätze greifen im eigenen Netzwerk darauf zu. Die Daten liegen physisch im Haus, was viele Inhaber als Kontrolle empfinden, und der reine Zugriff im lokalen Netz bleibt auch bei einer gestörten Internetleitung möglich. Online-Dienste wie KIM, ePA und eRezept können dabei trotzdem ausfallen. Der Preis des lokalen Betriebs ist Verantwortung: Der Server muss beschafft, gewartet, gesichert und nach einigen Jahren ersetzt werden. Backups, Updates und die Absicherung gegen Ausfall und Angriff liegen bei der Praxis beziehungsweise ihrem IT-Dienstleister. Fällt die Hardware aus, steht das System, bis Ersatz da ist. Ob dieser Betrieb passt, hängt unter anderem von Wiederherstellungszeit, Backup-Prüfung, Supportzuständigkeit, Hardware-Redundanz und dem akzeptierten Ausfallrisiko ab.

Zentraler Betrieb aus dem Rechenzentrum

Beim zentralen Betrieb liegt die Datenbank nicht mehr auf einem Gerät im Technikraum, sondern auf zentraler Infrastruktur, auf die die Arbeitsplätze zugreifen. MEDICAL OFFICE kann auf Terminalservern und in Citrix-Umgebungen betrieben werden: Die Anwendung wird nutzerabhängig am Arbeitsplatz bereitgestellt, die Datenpflege bleibt zentral. Die konkrete Auslegung und die Einbindung der Peripherie müssen für die jeweilige Umgebung geprüft werden. Damit lässt sich die Arztsoftware aus einem gehosteten Rechenzentrum betreiben, ohne dass jede Praxis einen eigenen Server unterhält. Beim zentralen Betrieb kann ein Dienstleister operative Aufgaben wie Sicherung, Wartung und technischen Schutz übernehmen. Die Praxis bleibt als Verantwortliche für Auswahl, Vertrag beziehungsweise Auftragsverarbeitung, Weisungen und Kontrolle des Dienstleisters zuständig. Hinzu kommen die Abhängigkeit von einer schnellen, dauerhaft stabilen Internetanbindung sowie die Prüfung von Peripherie, großen Bilddaten und der technischen und organisatorischen Anbindung mehrerer Standorte.

TI ohne Konnektor: das TI-Gateway als eigene Schicht

Unabhängig davon, wo die Praxissoftware läuft, braucht jede Praxis Zugang zur Telematikinfrastruktur für eRezept, eAU, KIM und ePA. Klassisch übernimmt das ein Konnektor als Hardware-Box im Technikraum, die altert, gewartet und nach einigen Jahren getauscht werden muss. Die Alternative ist der konnektorlose Zugang über ein TI-Gateway: Die Verbindung zur TI läuft über einen zentral betriebenen Gateway-Dienst, ohne lokale Konnektor-Box in der Praxis. Das MEDICAL OFFICE TI-Gateway wird zentral betrieben. Internetverbindung, VPN-Zugang, Kartenterminals, Karten und zentrale Dienste bleiben mögliche Störungs- und Lebenszyklusfaktoren; künftige technische oder regulatorische Änderungen lassen sich nicht ausschließen. Das TI-Gateway liegt bei 120,00 Euro je BSNR und Monat; enthalten ist die Anbindung von bis zu drei Kartenterminals, nicht die Geräte selbst (unverbindliche Preisempfehlung, netto zzgl. MwSt.). Die genaue Zusammenstellung zeigt der Preisrechner. Nach den verstrichenen RSA-Fristen kann die TI ohne lokalen Konnektor für Praxen relevant sein, die einen nicht mehr nutzbaren RSA-only-Konnektor ersetzen müssen.

Vor- und Nachteile im Überblick

Welches Modell passt, hängt weniger von der Technik als von der Praxis ab. Diese Punkte helfen bei der Einordnung:

1. Datenstandort und Verantwortung. Lokal liegen die Daten im Haus, zentral beim Dienstleister im Rechenzentrum. Beide Modelle können angemessen gestaltet werden. Beim zentralen Betrieb übernimmt ein Dienstleister operative Aufgaben; die datenschutzrechtliche Verantwortung der Praxis entfällt dadurch nicht. Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer, technische Maßnahmen, Wiederherstellung und Datenstandort gehören in die Vertragsprüfung.
2. Ausfallsicherheit. Lokal kann der reine Zugriff im Praxisnetz auch bei gestörter Internetleitung möglich bleiben, hängt aber von der eigenen Hardware ab. Beim zentralen Betrieb entfällt das Risiko eines lokalen Praxisservers; dafür bestehen Abhängigkeiten von Internetverbindung, Rechenzentrum und Dienstleister.
3. Wartungsaufwand. Lokal pflegen Sie Server und Updates selbst beziehungsweise über Ihren Dienstleister. Beim zentralen Betrieb können Updates und Sicherung gebündelt werden; Vertrag, Wiederherstellungstest, Zuständigkeiten und Verfügbarkeit entscheiden, ob daraus im Alltag tatsächlich Entlastung entsteht.
4. Mehrere Standorte. Bei mehreren Standorten sind zentraler Terminalserver-Zugriff und Exchange getrennte Modelle: Terminalserver stellt eine zentrale Umgebung bereit, Exchange synchronisiert Daten zwischen eigenen Standortservern. Beim zentralen Terminalserver-Betrieb ist kein Exchange-Modul erforderlich.
5. Telematikinfrastruktur. Diese Entscheidung treffen Sie getrennt: Konnektor vor Ort oder TI-Gateway aus dem Rechenzentrum. Auch eine lokal betriebene Praxissoftware kann die TI ohne lokalen Konnektor nutzen.

Was für Ihre Praxis passt

Für die Entscheidung zählen Wiederherstellungszeit, Backup-Nachweis, Internetabhängigkeit, Betreuung, Zahl der Standorte, Peripherie und gewünschte Verfügbarkeit. Erst wenn diese Kriterien gewichtet sind, lässt sich lokaler oder zentraler Betrieb sinnvoll auswählen; die TI-Anbindung wird davon getrennt als Konnektor oder TI-Gateway geplant. Der Funktionsumfang von MEDICAL OFFICE hängt von Edition und gebuchten Modulen ab: Professional unterstützt Kassen- und Privatabrechnung, BG-Funktionen beginnen mit Professional, HzV benötigt das entsprechende Zusatzmodul. Terminmanagement, TI-Anwendungen, Dashboard und BI-Schnittstelle werden passend zur gewählten Konfiguration geplant. Wer ohnehin wechselt, sollte das Betriebsmodell gleich mitentscheiden: Welche Daten übernommen werden können, zeigt eine Testkonvertierung. Umstellungsfenster und eine mögliche schreibgeschützte Verfügbarkeit des Altsystems hängen von Quellsystem, Verträgen und Datenumfang ab. Bei Jupitec erhalten Sie MEDICAL OFFICE mit passender Lizenz; wir planen die neue Installation und übernehmen den Support für die von uns eingeführte Umgebung. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).