Praxissoftware vergleichen: die Kriterien, die wirklich zählen

Wer Praxissoftware vergleicht, steht schnell vor Funktionslisten, die sich kaum unterscheiden lassen. Entscheidend ist nicht nur, ob eine Funktion genannt wird, sondern wie sie im konkreten Praxisablauf arbeitet, welche Edition oder welches Modul sie voraussetzt und wer bei einer Störung zuständig ist. Diese zehn Kriterien machen den Vergleich nachvollziehbar.

Funktionen vergleichen reicht nicht

Ein Häkchen auf einer Funktionsliste sagt wenig darüber, wie viele Klicks die Funktion im Alltag kostet. Vergleichen Sie deshalb nicht Listen, sondern Abläufe: Nehmen Sie einen typischen Behandlungsfall, einen Quartalsabschluss und einen TI-Vorgang Ihrer Fachrichtung und prüfen Sie, wie viele Schritte jedes System dafür braucht. An diesen wiederkehrenden Vorgängen zeigt sich der reale Aufwand, nicht in der Demo. Die folgenden Kriterien helfen, einen Vergleich kriterienbasiert und vergleichbar zu führen.

Die Kriterien im Überblick

1. Abrechnung ohne Medienbruch: Laufen KV- und EBM-Abrechnung, Privatliquidation nach GOÄ, BG-Fälle und HzV in einem System, oder braucht es für einzelne Abrechnungswege Zusatzprogramme? Jeder Medienbruch kostet Zeit und erzeugt Fehlerquellen.
2. TI-Pflichtanwendungen und Nachweise: Unterstützt das System eRezept, eAU, KIM und ePA, und kommen die erforderlichen technischen Nachweise bei der KV an? Die ePA gehört seit dem 1. Oktober 2025 in den Praxisbetrieb. Die einprozentige Kürzung nach § 341 Abs. 6 SGB V knüpft an den fehlenden Nachweis der erforderlichen ePA-Komponenten und Dienste an, nicht pauschal an jeden einzelnen Upload.
3. Sicherheit der Datenübernahme: Wie verlässlich kommen Stammdaten, Karteieinträge, Abrechnung und Dokumente aus dem alten System mit? Fragen Sie nach einem Testlauf vor dem Stichtag und danach, ob die alte Datenbank als schreibgeschützte Sicherung erhalten bleibt.
4. Fachmodul-Tiefe für Ihre Fachrichtung: Deckt das System die Besonderheiten Ihrer Fachrichtung ab, oder bleibt es beim allgemeinen Funktionsumfang? Fachmodule sollten fachrichtungsabhängig zubuchbar sein, damit Sie nicht für Funktionen zahlen, die Sie nicht brauchen.
5. Schulung am eigenen Ablauf: Wird Ihr Team an einem Standard-Lehrplan geschult oder am tatsächlichen Praxisablauf im eigenen System? Eine Einarbeitung an den eigenen Vorgängen kann die Umstellung erleichtern.
6. Support-Erreichbarkeit: Wer geht ans Telefon, wenn am Montagmorgen die Abrechnung hakt, und wie schnell? Ein fester Ansprechpartner mit kurzer Rückrufzeit ist im Ernstfall mehr wert als eine lange Funktionsliste.
7. Standortvernetzung und MVZ-Fähigkeit: Lässt sich das System über mehrere Standorte hinweg mit zentraler Datenpflege betreiben? Für MVZ und wachsende Einrichtungen zählt, ob Standorte sauber per VPN vernetzt und in Terminalserver- oder Citrix-Umgebungen betrieben werden können.
8. Betriebsmodell und TI-Architektur: Läuft die TI über einen lokalen Konnektor oder cloudbasiert über einen zentral betriebenen Gateway-Dienst? RSA-only-Konnektoren sind seit dem 1. Januar 2026 ohne TI-Zugang; für RSA-SMC-B und RSA-eHBA endete die Austauschfrist am 30. Juni 2026. Prüfen Sie Konnektor und Karten deshalb getrennt.
9. Wirtschaftliche Transparenz: Sehen Sie Umsatzentwicklung und Leistungsverteilung auf einen Blick, oder müssen Sie die Zahlen mühsam zusammentragen? Ein Dashboard und eine Schnittstelle zu Auswertungswerkzeugen machen Controlling alltagstauglich.
10. Preismodell und Kostentransparenz: Ist klar, was monatlich je Arbeitsplatz und je Modul anfällt und was einmalig für die Datenübernahme? Versteckte Posten zeigen sich oft erst nach Vertragsschluss.

Was bei MEDICAL OFFICE konkret zu prüfen ist

Der Funktionsumfang von MEDICAL OFFICE hängt von Edition und gebuchten Modulen ab. Professional unterstützt Kassen- und Privatabrechnung, BG-Funktionen beginnen mit Professional, HzV- und Selektivverträge benötigen das entsprechende Zusatzmodul. eRezept, eAU, KIM und ePA werden entlang der gewählten TI-Konfiguration eingerichtet. Die TI-Anbindung wird je nach Umgebung und Vertrag als Konnektor oder cloudbasiertes TI-Gateway geplant; beim TI-Gateway entfällt der stationäre Konnektor in der Praxis. Eine Testkonvertierung zeigt, welche Daten aus dem jeweiligen Quellsystem übernommen werden können. Umstellungsfenster, Rückfallweg und eine mögliche schreibgeschützte Verfügbarkeit des Altsystems müssen für die konkrete Praxis vereinbart werden.

Für mehrere Standorte sind zwei unterschiedliche Modelle zu planen: zentraler Zugriff über Terminalserver oder Citrix sowie Exchange, das Daten zwischen eigenen Standortservern synchronisiert. Beim zentralen Terminalserver-Betrieb ist kein Exchange-Modul erforderlich. Für große Einrichtungen gibt es MEDICAL OFFICE Enterprise. Das Arzt-Dashboard zeigt Umsatzentwicklung und Leistungsverteilung, die Daten lassen sich über die BI-Schnittstelle ins Controlling übergeben. Für Onlinebuchungen kann TerMed freigegebene Termine und bereits belegte Zeiten mit MEDICAL OFFICE synchronisieren. MEDICAL OFFICE Light für Privatarztpraxen kostet 59,00 Euro im Monat, MEDICAL OFFICE Professional 109,00 Euro im Monat. MEDICAL OFFICE Enterprise wird auf Anfrage kalkuliert. Ein Arbeitsplatz ist jeweils enthalten, jede weitere Lizenz kostet 20,00 Euro im Monat; alle Preise verstehen sich netto zuzüglich Mehrwertsteuer.

So strukturieren Sie den Vergleich

Gehen Sie den Vergleich nicht über Funktionslisten an, sondern über Ihre eigenen Abläufe. Bewerten Sie jedes System an den zehn Kriterien und gewichten Sie das, was bei Ihnen täglich anfällt, am höchsten. Welche monatlichen und einmaligen Kosten für Ihre Praxis zusammenkommen, stellen Sie im Preisrechner zusammen, inklusive der Datenübernahme als Dienstleistung, die einmalig ab 1.900 Euro beginnt. Wenn Sie die Einarbeitung mitdenken, hilft ein Blick darauf, wie die Schulung am eigenen Ablauf läuft. Für die konkrete Bewertung Ihrer Fachrichtung rufen wir Mo bis Fr in der Regel innerhalb von zwei Stunden zurück.