Quartalswechsel in der Arztpraxis: reibungslos abrechnen ohne Stress

Zum Ende jedes Quartals verdichtet sich in der Arztpraxis dieselbe Aufgabe: Die Leistungen des Quartals müssen vollständig erfasst, geprüft und fristgerecht an die Kassenärztliche Vereinigung übermittelt werden. Läuft dabei etwas schief, fällt es oft erst auf, wenn die KV einen Schein zurückweist und Honorar sich verzögert. Der Quartalswechsel in der Arztpraxis wird planbar, wenn die Praxissoftware Erfassung, Prüfung und Abrechnung in einem Ablauf hält. Dieser Beitrag zeigt, was zum Quartalsende ansteht und wie ein integriertes System den Wechsel entlastet.

Was zum Quartalsende in der Praxis ansteht

Der Quartalswechsel ist mehr als ein Knopfdruck. Mehrere Aufgaben fallen in kurzer Zeit zusammen:

1. Offene Scheine abschließen: Jeder Behandlungsschein des Quartals muss vollständig dokumentiert und mit den erbrachten Leistungen versehen sein.
2. Diagnosen und Leistungen prüfen: Fehlende Diagnosen, unvollständige Angaben und nicht abgerechnete Leistungen kosten Honorar oder führen zu Rückfragen der KV.
3. Versichertenstatus klären: Karten, die im Quartal nicht eingelesen wurden, und ungeklärte Versicherungsverhältnisse gehören vor dem Versand bereinigt.
4. Quartalsabrechnung erstellen und prüfen: Die gesammelten Scheine gehen als Quartalsabrechnung an die KV, innerhalb der Abgabefrist Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung.
5. Privat-, BG- und Selektivabrechnung: Neben der KV-Abrechnung laufen Privatliquidation nach GOÄ, BG-Fälle sowie HzV- und Selektivverträge, jeweils auf eigenem Weg.
6. Quartalsupdate einspielen: Das Update der Praxissoftware zum Quartal bringt die aktuellen Abrechnungsgrundlagen mit und sollte vor dem ersten Tag des neuen Quartals stehen.

Warum der Quartalswechsel Stress macht

Der Druck entsteht selten aus einer einzelnen Aufgabe, sondern aus ihrem Zusammentreffen. Sind die Abrechnungswege auf mehrere Programme verteilt, muss jede Liste einzeln geprüft, exportiert und zusammengeführt werden. Jeder Medienbruch ist eine Stelle, an der ein Schein hängen bleibt oder eine Angabe verloren geht. Dazu kommt der Zeitdruck: Die Frist der KV steht fest, der laufende Betrieb geht weiter, und Fehler zeigen sich oft erst, wenn die Abrechnung schon unterwegs ist. Wer den Quartalswechsel entzerren will, setzt deshalb nicht bei mehr Überstunden an, sondern bei einem Ablauf, der Fehler früh sichtbar macht.

Wie eine integrierte Praxissoftware den Quartalswechsel entlastet

MEDICAL OFFICE bündelt in der passenden Edition Karteikarte und Abrechnung in einem System; das Terminmanagement hängt von der Edition ab. KV- und EBM-Abrechnung sowie Privatliquidation nach GOÄ arbeiten auf demselben Datenbestand. BG-Fälle beginnen mit Professional, HzV- und Selektivverträge benötigen das entsprechende Zusatzmodul. Damit lassen sich die konfigurierten Abrechnungswege aus derselben Dokumentation bearbeiten. Der Versichertenstatus aus dem Kartenlesen, die Labordaten über LDT und die Diagnosen aus der Karteikarte liegen an einer Stelle.

Die Plausibilitätsprüfung vor dem Versand an die KV

Der entscheidende Schritt vor der Quartalsabrechnung ist die Prüfung. MEDICAL OFFICE führt vor dem Versand an die KV eine Plausibilitätsprüfung durch. Sie meldet auffällige und unvollständige Scheine, bevor die Abrechnung das Haus verlässt. So können fehlende Diagnosen, unstimmige Angaben und offene Scheine vor dem Versand geprüft werden. Das verlagert einen Teil der Arbeit von der Nachbearbeitung zurückgewiesener Scheine in die Kontrolle vor dem Versand und kann Rückläufer reduzieren.

Auch weitere Abrechnungswege lassen sich mit den passenden Editionen und Modulen auf demselben Datenbestand bearbeiten. Ein eingerichtetes Recallmanagement kann an Vorsorge- und Impftermine erinnern. Welche Funktionen für die Praxis verfügbar sind, prüfen wir anhand der gewählten Edition und Module.

Wenn es am Quartalswechsel klemmt

Gerade in den Tagen um den Quartalswechsel zählt, dass jemand erreichbar ist, wenn eine Prüfung Fragen aufwirft oder das Update hakt. Die Hotline von Jupitec ist auch zum Quartalswechsel zu den Servicezeiten (Mo bis Fr) besetzt, ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden. Nach einer Einführung durch Jupitec steht das Healthcare-Team für die von uns eingerichtete Installation bundesweit zur Verfügung. Die IT-Erfahrung reicht bis 1994 zurück; die Jupitec GmbH betreut über 500 Kunden aus Arztpraxen und Mittelstand. Wer den Quartalswechsel verlässlich abwickeln will, klärt im Servicevertrag vorab, wer im Ernstfall ansprechbar ist, statt am Abgabetag allein vor einer roten Meldung zu sitzen. Bei konkreten Abrechnungs- oder Fristfragen beraten wir Sie persönlich.