eAU übermitteln: der KIM-Versand an die Krankenkasse

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt den gelben Schein auf dem Weg zur Krankenkasse. Erzeugt wird die eAU in der Praxissoftware, signiert und über KIM an die Kasse übermittelt. Im Alltag scheitert das selten an der Bescheinigung selbst, sondern an zwei Stellen davor und dahinter: an der Signatur und an der KIM-Adresse. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine eAU korrekt erzeugen, signieren und an die Krankenkasse senden, und woran es liegt, wenn die Übermittlung steckenbleibt.

Der Weg der eAU: von der Karteikarte zur Kasse

Die eAU entsteht nicht in einem Extraprogramm, sondern im Behandlungsweg. In MEDICAL OFFICE liegt sie im selben Ablauf wie Karteikarte, Verordnung und Abrechnung, sodass die Versichertendaten aus der eGK direkt einfließen. Der Versand an die Krankenkasse läuft in wenigen Schritten:

1. eAU in der Karteikarte erzeugen. Diagnose, Arbeitsunfähigkeitszeitraum und die Angabe, ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist, werden im Behandlungsfall erfasst.
2. Versicherten- und Kassendaten prüfen. Die Daten stammen aus der eingelesenen Versichertenkarte. Stimmt die Krankenkasse, ist der Empfänger für den KIM-Versand korrekt gesetzt.
3. Signieren. Die eAU wird mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) qualifiziert elektronisch signiert. Erst die gültige Signatur macht den Datensatz versandfähig.
4. Über KIM an die Krankenkasse senden. Der signierte Datensatz geht verschlüsselt über KIM an das Postfach der zuständigen Kasse.
5. Versandstatus prüfen. Eine erfolgreiche Zustellung wird quittiert. Bleibt die Bestätigung aus, sehen Sie das am Status und können nachsteuern, bevor der Patient die Praxis verlässt.
6. Ausdruck für den Patienten. Der Versicherte erhält in der Regel weiterhin einen Papierausdruck für die eigenen Unterlagen.

Die Signatur ist der häufigste Stolperstein

Wenn eine eAU nicht zur Kasse kommt, liegt es am häufigsten an der Signatur. Eine eAU ohne gültige qualifizierte Signatur ist nicht versandfähig, der Datensatz bleibt liegen. Die typischen Ursachen sind banal und schnell behoben: Der eHBA steckt nicht im Kartenterminal, die Signatur-PIN wurde nicht eingegeben, das Zertifikat des Ausweises ist abgelaufen, oder die Karte ist noch nicht freigeschaltet. Wer viele Bescheinigungen am Tag ausstellt, reduziert die Klicks über die Komfortsignatur, mit der sich mehrere Vorgänge nach einmaliger PIN-Eingabe signieren lassen. Wichtig ist, die Signatur als eigenen, bewussten Schritt zu behandeln und nicht erst beim Versandfehler zu bemerken, dass sie fehlt.

Die KIM-Adresse der Krankenkasse muss stimmen

Die zweite klassische Fehlerquelle sitzt am Zustellweg. KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen, den sicheren E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur, über den auch der eAU-Versand läuft. Damit eine Nachricht ankommt, müssen die KIM-Adresse der empfangenden Kasse und Ihr eigenes KIM-Postfach sauber eingerichtet sein. Ist Ihr persönliches KIM-Postfach noch nicht aktiv oder im Verzeichnisdienst nicht vollständig hinterlegt, kann die Praxis gar nicht erst versenden. Stimmt die Empfängeradresse der Kasse nicht, kommt die Nachricht zurück. Beides prüfen wir beim Einrichten und im laufenden Betrieb mit. Wie Sie KIM-Adressen finden und Ihren eigenen Eintrag aktuell halten, lesen Sie im Beitrag zur KIM-Adresse.

Was der Patient bekommt

Auch wenn die Übermittlung digital läuft, geht der Patient nicht leer aus. Der Datensatz erreicht die Krankenkasse über KIM, das ersetzt den früheren Papierweg von der Praxis zur Kasse. Der Versicherte erhält in der Regel weiterhin einen Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die eigenen Unterlagen. Den Datensatz für den Arbeitgeber ruft dieser bei der Krankenkasse ab, sodass die Praxis hier keinen zusätzlichen Versandweg bedienen muss. Für den Ablauf am Empfang heißt das: ausstellen, signieren, über KIM senden, Ausdruck mitgeben.

So bleibt die eAU im Betrieb verlässlich

Damit der Versand nicht zum Engpass wird, müssen Software, Signatur und TI-Anbindung zusammenspielen. In MEDICAL OFFICE ist die eAU in den Behandlungs- und Verordnungsweg eingebunden, eRezept, KIM und ePA liegen im selben System. Die Verbindung zur Telematikinfrastruktur läuft über ein cloudbasiertes TI-Gateway aus einem zertifizierten Rechenzentrum, ohne lokalen Konnektor in der Praxis. Das persönliche KIM-Postfach beginnt bei 8,00 Euro im Monat (netto, zzgl. MwSt.), eine eigene Subdomain bei 10,00 Euro. Wir richten Signatur und KIM-Versand entlang Ihrer realen Praxiswege ein und prüfen die Verzeichniseinträge mit, damit eAU und eArztbrief im Alltag zuverlässig zustellen. Bei Fragen rufen wir Mo bis Fr in der Regel innerhalb von zwei Stunden zurück.