Medizinprodukte, Prüftermine und Wartungsverträge in MEDICAL OFFICE erfassen: die Geräteliste im QM
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In fast jeder Praxis liegt irgendwo eine Excel-Tabelle mit den Geräten. Meist stimmt sie nicht mehr. Der Sterilisator wurde getauscht, die letzte messtechnische Kontrolle steht in keinem System, und wer für das EKG verantwortlich ist, weiß nur die MFA, die gerade im Urlaub ist. Dabei bringt MEDICAL OFFICE das Werkzeug dafür schon mit: eine Geräteverwaltung in der Kategorie Qualitätsmanagement, mit Feldern für Medizinprodukte-Klasse, Wartungsvertrag, letzte und nächste Überprüfung. Sie müssen sie nur benutzen.
Was kann die Geräteverwaltung in MEDICAL OFFICE?
Die Geräteverwaltung führt alle Geräte der Praxis in einer Liste: mit Bezeichnung, Geräte-ID, Hersteller, Standort sowie letzter und nächster Prüfung auf einen Blick. Einträge lassen sich anlegen, bearbeiten, löschen und durchsuchen. Sie finden die Rubrik im Datenpflegesystem unter der Kategorie Qualitätsmanagement, zu der auch Regelungen, Prozesse, Arbeitsanweisungen, Formblätter und Nachweise für den Informationsmanager gehören. Der Zugriff setzt Administratorrechte voraus.
Welche Angaben lassen sich pro Gerät erfassen?
Der Geräte-Dialog erfasst deutlich mehr, als die übliche Excel-Spalte hergibt:
- Klasse: die Medizinprodukte-Klassifizierung von Klasse I über IIa und IIb bis III. Für Geräte, die kein Medizinprodukt sind, gibt es den Eintrag „ohne“.
- Identifikation: Typ, Geräte-ID, Seriennummer, CE-Kennzeichnung, Baujahr.
- Organisation: Lieferant, Standort in der Praxis, ein Verantwortlicher und die Berechtigten, die das Gerät benutzen dürfen.
- Termine: Anschaffungsdatum, Garantie-Ende, das Datum des Wartungsvertrags sowie letzte und nächste Überprüfung.
- Status: aktiv oder inaktiv, für ausgemusterte Geräte.
Ein Detail aus der Praxis: Legen Sie den Verantwortlichen bewusst fest. Ihm werden die Termine für die nächste Prüfung zugeordnet, und genau daran scheitern Excel-Listen regelmäßig. Ein Termin ohne Namen dahinter wird verschoben, bis die Prüfplakette abgelaufen ist.
Was hat das mit der MPBetreibV zu tun?
Die Medizinprodukte-Betreiberverordnung verlangt von Praxen unter anderem ein Bestandsverzeichnis ihrer aktiven, also energetisch betriebenen Medizinprodukte und fristgerecht dokumentierte Kontrollen. Die Geräteliste in MEDICAL OFFICE liefert dafür die zentrale Datenbasis direkt im PVS, dort, wo ohnehin gearbeitet wird. Sie ersetzt nicht jede Dokumentationspflicht im Einzelfall; welche Prüfungen für welches Gerät gelten, steht in den Herstellervorgaben und der Verordnung selbst. Aber der häufigste Fehler ist nicht die falsche Dokumentation, sondern die verstreute: drei Listen an drei Orten, keine aktuell.
Lohnt sich das auch für Server, Arbeitsplätze und Drucker?
Ja. Über die Klasse „ohne“ nimmt die Liste auch Geräte auf, die kein Medizinprodukt sind. Damit stehen Workstations mit Wartungsvertrag, Drucker und Kartenterminals im selben Verzeichnis wie Ultraschall und EKG. Die Frage „Welcher Rechner hat eigentlich noch Garantie?“ fällt in praktisch jedem Serverraum-Termin. Mit gepflegter Geräteliste steht die Antwort im Gerätedialog statt in drei Ordnern, und welches Gerät als Nächstes zur Prüfung ansteht, zeigt die Liste in der Spalte nächste Prüfung direkt an.
So richten Sie die Geräteliste ein
- Rubrik öffnen. Datenpflegesystem öffnen, dann Kategorie Qualitätsmanagement, Rubrik Geräte. Die Kategorie sehen nur Nutzer mit Administratorrechten.
- Gerät anlegen. Bezeichnung, Typ, Seriennummer und, falls vorhanden, Geräte-ID erfassen; die CE-Kennzeichnung wird angekreuzt.
- Klasse wählen. Medizinprodukte-Klasse I, IIa, IIb oder III; für IT-Geräte und anderes Nicht-Medizinprodukt-Inventar „ohne“.
- Zuständigkeit klären. Lieferant, Standort, Verantwortlichen und Berechtigte hinterlegen.
- Termine eintragen. Anschaffung, Garantie bis, Wartungsvertrag sowie letzte und nächste Überprüfung erfassen, dann mit OK bestätigen.
Wie Jupitec unterstützt
Wir richten das Qualitätsmanagement in MEDICAL OFFICE mit ein, wenn wir Praxen umstellen oder betreuen: Geräteliste aufbauen, Bestand einmal sauber erfassen, Verantwortliche und Termine hinterlegen. Danach gehört die Pflege in den Praxisalltag, nicht in eine vergessene Tabelle. Wenn Sie MEDICAL OFFICE bereits nutzen und die Rubrik bei Ihnen leer ist, ist das ein gut investierter Nachmittag. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).
Häufige Fragen
Wo finde ich die Geräteverwaltung in MEDICAL OFFICE?
Im Datenpflegesystem unter der Kategorie Qualitätsmanagement, Rubrik Geräte. Der Zugriff setzt Administratorrechte voraus; manche Änderungen in dieser Kategorie werden erst nach einem Neustart von MEDICAL OFFICE wirksam.
Welche Medizinprodukte-Klassen kennt die Geräteverwaltung?
Klasse I, IIa, IIb und III sowie den Eintrag „ohne“ für Geräte, die kein Medizinprodukt sind. Damit lassen sich auch Server, Arbeitsplätze, Drucker und Kartenterminals im selben Verzeichnis führen.
Kann ich Wartungsverträge und Prüftermine hinterlegen?
Ja. Pro Gerät gibt es Felder für das Datum des Wartungsvertrags, die Garantie, die letzte und die nächste Überprüfung. Die Termine für die nächste Prüfung werden dem hinterlegten Verantwortlichen zugeordnet; pro Gerät kann genau ein Nutzer verantwortlich sein.
Ersetzt die Geräteliste das Medizinproduktebuch?
Nein. Das Medizinproduktebuch ist eine eigene Dokumentation mit Funktionsprüfungen, Einweisungen und Vorkommnissen. Die Geräteliste liefert die zentrale Datenbasis für das Bestandsverzeichnis im PVS; welche Aufzeichnungen für ein Gerät darüber hinaus gelten, richtet sich nach Herstellervorgaben und Verordnung.
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