MVZ-Software: mehrere Standorte zentral steuern

Ein Medizinisches Versorgungszentrum wächst oft schneller als seine IT. Standorte kommen hinzu, Fachrichtungen ebenso, und am Ende läuft an jedem Ort ein eigenes System mit eigenem Patientenstamm, eigener Abrechnung und eigenen Auswertungen. Für die zentrale Steuerung ist das der schwierigste Ausgangspunkt: Wer einen Gesamtblick über alle Einheiten braucht, muss Zahlen aus Insellösungen zusammentragen. Eine MVZ-Software kann diese Steuerung unterstützen. Ob Standorte zentral auf eine Terminalserver-Umgebung zugreifen oder eigene Standortserver über Exchange synchronisieren, ist eine separate Architekturentscheidung.

Was eine MVZ-Software von einer Einzelpraxis-Lösung unterscheidet

Die Anforderungen eines MVZ sind andere als die einer Einzelpraxis. Statt eines Arbeitsplatzes geht es um viele, statt einer Abrechnung um KV, Privat und BG über mehrere Betriebsstätten, und statt einer Karteikarte um synchrone Daten an jedem Ort. Bei der Auswahl einer Praxissoftware für mehrere Standorte lohnt der Blick auf diese Punkte:

1. Standortübergreifender Datenzugriff, dessen Aktualität und Verhalten für das gewählte Zentral- oder Synchronisationsmodell getestet werden.
2. Rollen und Prozesse je Standort, sodass Berechtigungen, Abläufe und Fachrichtungen pro Einheit eingestellt werden können.
3. Abrechnung aus der Dokumentation für KV, Privat und BG sowie, mit dem passenden Zusatzmodul, HzV über mehrere Betriebsstätten hinweg.
4. Zentrales Controlling, das Kennzahlen über alle Einheiten vergleichbar macht, statt sie manuell zusammenzusuchen.
5. Geplanter Umstieg, der die Altdaten jedes Standortes testweise prüft und Umstellungsfenster sowie Rückfallweg festlegt.

MEDICAL OFFICE bündelt in der passenden Edition Termine, Karteikarte, Abrechnung und Telematikinfrastruktur in einem System und ist mit der Edition Enterprise auf große Einrichtungen ausgelegt. Der Preis für Enterprise ist einrichtungsabhängig und auf Anfrage. Ein Arbeitsplatz ist je Edition inklusive, jede weitere Arbeitsplatzlizenz kostet 20,00 Euro netto im Monat.

Standorte vernetzen: das Exchange-Modul

Das Exchange-Modul ist für Standorte mit eigenen Servern gedacht. Patientendaten werden über eine sichere Verbindung mit der Hauptpraxis synchronisiert; die Standorte behalten dabei eigene Server. Beim zentralen Terminalserver-Betrieb ist kein Exchange-Modul erforderlich. Das Modul wird je Lizenz mit 90,00 Euro netto im Monat berechnet, sodass Sie die Vernetzung an der Zahl der angebundenen Standorte ausrichten.

Weil mehrere Betriebsstätten in der Regel auch mehrere BSNR bedeuten, betrifft das die Telematikinfrastruktur ebenso. Ein cloudbasiertes TI-Gateway kann den lokalen Konnektor ersetzen und kostet je BSNR 120,00 Euro netto im Monat, jede weitere BSNR 70,00 Euro. Ob Konnektor oder TI-Gateway passt, hängt von der vorhandenen Umgebung und dem vereinbarten Betriebsmodell ab.

Zentrales Controlling über die BI-Schnittstelle

Für die wirtschaftliche Steuerung eines MVZ zählt die Vergleichbarkeit der Einheiten. Die BI-Light-Schnittstelle (50,00 Euro netto im Monat) übergibt Ihre Daten an Auswertungswerkzeuge wie Power BI, Qlik oder Superset. Daraus entstehen standortübergreifende Kennzahlen, mit denen sich Umsatzentwicklung und Leistungsverteilung über alle Einheiten hinweg betrachten lassen. Ergänzend zeigt ein Arzt-Dashboard die wirtschaftliche Lage auf einen Blick, mit Datenübergabe über die BI- beziehungsweise BI-Light-Schnittstelle.

Der Vorteil gegenüber manuellen Auswertungen liegt in der Aktualität und der einheitlichen Basis. Welche standortübergreifenden Auswertungen verfügbar sind und wie aktuell sie vorliegen, muss für Datenmodell, Schnittstelle und gewählte Standortarchitektur geprüft werden.

Rollen, Fachrichtungen und IT-Betrieb je Standort

Ein MVZ vereint häufig mehrere Fachrichtungen. Termine, Karteikarte und Abrechnung liegen in MEDICAL OFFICE. Für Onlinebuchungen kann TerMed freigegebene und bereits belegte Zeiten synchronisieren. Die Diagnose- und Ziffernerfassung mit ICD-Baum, Tastenkürzeln und integrierten Hinweisen aus der Gebührenordnung unterstützt jede Fachrichtung dort, wo dokumentiert wird. Fachmodule sind fachrichtungsabhängig zubuchbar, sodass jede Einheit nur das nutzt, was sie braucht.

Für die IT-Verantwortlichen ist die Betriebsform entscheidend. MEDICAL OFFICE läuft in Terminalserver- und Citrix-Umgebungen mit nutzerabhängiger Arbeitsplatzinstallation und zentraler Datenpflege. Drucker- und Kartenleser-Konfiguration erfolgen pro Arbeitsplatz. Das ermöglicht eine zentrale Pflege; der konkrete Administrationsaufwand hängt von Serverarchitektur, Standortanbindung und Peripherie ab.

Skalierung und Umstieg mit geprüftem Ablauf

Beim Wechsel auf die gewählte Zielarchitektur ist die Datenübernahme der kritische Schritt. Eine Testkonvertierung muss je Quellsystem und Standort zeigen, welche Daten ankommen und wo Einschränkungen bestehen. Erst danach werden Umstellungsfenster, Rückfallweg und eine mögliche schreibgeschützte Verfügbarkeit der Altsysteme vereinbart. Die Datenübernahme ist eine einmalige Dienstleistung ab 1.900 Euro. Die Schulung orientiert sich an den realen Prozessen der beteiligten Standorte.

Für Ihr MVZ stellt Jupitec die passende Lizenz für MEDICAL OFFICE und Module zusammen, plant Einführung und Mehrstandortprojekt und übernimmt den Support für die von uns eingerichtete Installation. Wir bringen IT-Erfahrung seit 1994 ein und betreuen bundesweit über 500 Kunden aus Arztpraxen und Mittelstand. Welche Module, Lizenzen und TI-Bausteine für Ihre Standorte sinnvoll sind, lässt sich am besten konkret durchrechnen. Den Preisrechner nutzen Sie für eine erste Einschätzung; für die Enterprise-Edition und den standortübergreifenden Zuschnitt rufen wir in der Regel innerhalb von zwei Stunden zurück (Mo bis Fr).