Online-Terminbuchung und Recall: Telefonwege gezielt entlasten

An vielen Vormittagen klingelt das Praxistelefon, während gleichzeitig Patienten am Tresen warten. Wer einen Termin will, ein Rezept braucht oder einen Termin absagt, ruft an, und der Empfang erledigt beides zugleich: das Telefon und die Menschen vor sich. Welche dieser Anrufe sich sinnvoll digital abbilden lassen, hängt von Terminarten, Patientengruppen und Praxisablauf ab. Onlineterminplanung und Recallmanagement können Routineanfragen vom Empfang auf digitale Wege verlagern. Wie stark Telefonaufkommen und Terminausfälle sinken, hängt von freigegebenen Terminarten, Erinnerungswegen und der Nutzung durch Patientinnen und Patienten ab.

Warum das Praxistelefon der Engpass ist

Ein Telefonat bindet während des Gesprächs eine Person und unterbricht häufig eine parallel laufende Aufgabe. Wie groß der Anteil von Termin-, Rezept- oder Änderungsanfragen ist, unterscheidet sich je Praxis. Erfassen Sie deshalb zunächst Anrufgrund, Tageszeit und Wartezeit. Nicht abgesagte Termine sollten getrennt ausgewertet werden, bevor eine Lösung ausgewählt wird.

Onlineterminplanung: Termine rund um die Uhr, ohne Anruf

Mit der Onlineterminplanung buchen Patienten ihre Termine selbst, auch abends und am Wochenende, wenn in der Praxis niemand ans Telefon geht. Sie sehen nur die Slots, die Sie freigeben, und gebuchte Termine werden in den MEDICAL OFFICE Terminkalender übernommen. TerMed synchronisiert die von der Praxis freigegebenen Zeiten mit dem MEDICAL OFFICE Terminkalender und berücksichtigt bereits belegte Zeiten. Regeln und Sonderfälle sollten vor dem Echtbetrieb getestet werden; eine absolute Zusage gegen Doppelbelegungen wäre zu weitgehend. Die Onlineterminplanung kostet 65,00 Euro im Monat je LANR (netto, unverbindliche Preisempfehlung).

Über denselben digitalen Zugang lassen sich weitere Anliegen abbilden. Mit der Online-Rezeption reichen Patienten ihre Anliegen online ein, statt dafür anzurufen; sie liegt bei 125,00 Euro im Monat, je weitere LANR zusätzlich 50,00 Euro. Die MEDICAL OFFICE App ist kostenfrei und ergänzt diese digitalen Wege. Andere Patientenservices sind getrennte Angebote und gehören nicht automatisch zur TerMed-Integration.

Recallmanagement: Erinnerungen, die von selbst rausgehen

Das Recallmanagement unterstützt definierte Recallketten und Erinnerungen für fällige Impf- und Vorsorgetermine. Welche Patientengruppe angesprochen wird und welcher Arbeitsweg daraus folgt, legt die Praxis fest. Eine Verringerung versäumter Behandlungstermine folgt daraus nicht automatisch; dafür sind Terminbestätigungen oder -erinnerungen relevant. Der Nutzen entsteht erst, wenn Regeln, Zuständigkeit und Einwilligungs- beziehungsweise Kommunikationsweg zum Praxisalltag passen.

Was das im Alltag bewegt

Zusammen verschieben die beiden Funktionen die Last weg vom Telefon, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. Das Team entscheidet weiter, das System erledigt nur die Wiederholung.

1. Digitale Alternative: Freigegebene Terminarten und geeignete Patientenanliegen können online bearbeitet werden.
2. Nachvollziehbare Recalls: Definierte Recallketten ersetzen persönliche Nebenlisten, wenn Zuständigkeit und Kommunikationsweg geklärt sind.
3. Weniger Unterbrechungen als Ziel: Ob das Telefon tatsächlich ruhiger wird, messen Sie nach Terminart und Tageszeit.
4. Mehr zeitliche Wahl: Patientinnen und Patienten können freigegebene Termine auch außerhalb der Telefonzeiten auswählen.

So fangen Sie an

Onlineterminplanung und Recall liegen im selben System wie Termine, Karteikarte und Abrechnung, eine zweite Software ist nicht nötig. Welche Module für Ihre Fachrichtung und Ihre Zahl der LANR sinnvoll sind und was sie zusammen im Monat kosten, stellen Sie im Preisrechner zusammen. In einer persönlichen Präsentation prüfen wir die Onlineterminplanung und das Recallmanagement an Ihrem Ablauf. Nach der Einführung sollte die Praxis über einen festgelegten Zeitraum messen, welche Anrufgründe und Terminausfälle sich tatsächlich verändert haben. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).