Online-Terminbuchung und Recall: das Praxistelefon spürbar entlasten

An vielen Vormittagen klingelt das Praxistelefon, während gleichzeitig Patienten am Tresen warten. Wer einen Termin will, ein Rezept braucht oder einen Termin absagt, ruft an, und der Empfang erledigt beides zugleich: das Telefon und die Menschen vor sich. Ein großer Teil dieser Anrufe ist Routine, die nicht ans Telefon gehört. Onlineterminplanung und Recallmanagement nehmen genau diese Routine vom Empfang, ohne dass dafür ein einziger Termin verloren geht.

Warum das Praxistelefon der Engpass ist

Das Telefon ist in der Praxis der teuerste Kanal, weil es eine Person vollständig bindet. Jeder Anruf unterbricht eine andere Aufgabe, und in der Spitze stauen sich Anrufer in der Warteschleife, während die Schlange am Tresen länger wird. Drei Arten von Anrufen machen den Großteil aus: die Terminvergabe, Rezept- und Überweisungsanfragen sowie Absagen und Verschiebungen. Dazu kommt das stille Problem der nicht abgesagten Termine. Ein vergessener Termin ist ein leerer Stuhl, der sich kurzfristig kaum noch füllen lässt, und damit verlorene Behandlungszeit, die in der Wochenplanung schon eingerechnet war.

Onlineterminplanung: Termine rund um die Uhr, ohne Anruf

Mit der Onlineterminplanung buchen Patienten ihre Termine selbst, auch abends und am Wochenende, wenn in der Praxis niemand ans Telefon geht. Sie sehen nur die Slots, die Sie freigeben, und der gebuchte Termin fließt direkt in den Terminkalender von MEDICAL OFFICE. Weil Buchung und Kalender im selben System liegen, entstehen keine Doppelbelegungen und kein Abtippen von Hand. Die Onlineterminplanung kostet 65,00 Euro im Monat je LANR (netto, unverbindliche Preisempfehlung).

Über dieselbe digitale Tür lässt sich mehr abnehmen als nur die Terminvergabe. Mit der Online-Rezeption reichen Patienten ihre Anliegen online ein, statt dafür anzurufen; sie liegt bei 125,00 Euro im Monat, je weitere LANR zusätzlich 50,00 Euro. Die MEDICAL OFFICE App ist kostenfrei und ergänzt diese digitalen Wege. Wer das Terminmanagement weiter ausbauen will, kann termed einbinden, das Terminmanagement, Abrechnung und Mitarbeiterbenefits ohne zusätzliche Fremdsoftware mitbringt.

Recallmanagement: Erinnerungen, die von selbst rausgehen

Die zweite Hälfte der Entlastung ist das Recallmanagement. Statt dass jemand im Kopf behält, wer zur Vorsorge oder zur nächsten Impfung fällig ist, stößt das System die Erinnerung selbst an. MEDICAL OFFICE erinnert automatisch an Impf- und Vorsorgetermine, und die fälligen Patienten werden angesprochen, ohne dass das Team Listen führt. Welche Erinnerung für welche Patientengruppe ausgeht, legen Sie dabei selbst fest. Das wirkt in zwei Richtungen. Patienten kommen zur Kontrolle zurück, die sonst durchrutschen würde, und der Kalender füllt sich mit Terminen, die sonst gar nicht erst zustande gekommen wären. Beides bedeutet weniger Leerlauf und eine Versorgung, die nicht am Gedächtnis des Empfangs hängt.

Was das im Alltag bewegt

Zusammen verschieben die beiden Funktionen die Last weg vom Telefon, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. Das Team entscheidet weiter, das System erledigt nur die Wiederholung.

1. Weniger Anrufe am Empfang: Terminbuchung und Patientenanliegen laufen online, das Telefon wird frei für die Fälle, die wirklich ein Gespräch brauchen.
2. Weniger geplatzte Termine: Das Recallmanagement erinnert automatisch an fällige Impf- und Vorsorgetermine, sodass weniger Patienten durchrutschen und freie Zeiten früher sichtbar werden.
3. Ein planbarer Tag: Der Empfang arbeitet die Anliegen ab, statt im Minutentakt unterbrochen zu werden, und die Schlange am Tresen wird kürzer.
4. Mehr Komfort für Patienten: Wer rund um die Uhr buchen kann, ruft nicht morgens um acht in der Hauptzeit an.

So fangen Sie an

Onlineterminplanung und Recall liegen im selben System wie Termine, Karteikarte und Abrechnung, eine zweite Software ist nicht nötig. Welche Module für Ihre Fachrichtung und Ihre Zahl der LANR sinnvoll sind und was sie zusammen im Monat kosten, stellen Sie im Preisrechner zusammen. In einer kostenlosen Demo zeigen wir die Onlineterminplanung und das Recallmanagement an Ihrem eigenen Ablauf und schätzen ab, wie viele Anrufe sich in Ihrer Praxis realistisch verlagern lassen. Ein Rückruf erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Stunden (Mo bis Fr).